نرم افزار حسابداری چیست و چه ویژگی های دارد؟

امروز در این بخش از مقاله بها سیستم قصد داریم تا با مقاله نرم افزار حسابداری چیست و چه ویژگی های دارد؟ دوتا از بهترین نرم افزار حسابداری یکی فروشگاهی و یکی شرکتی را به عزیزانی که به دنبال نرم افزار حسابداری خوب و با مشخصات و ویژگی های خوب هستند ما اینجا هستیم تا با این مقاله محصولات شرکت همکاران سیستم را معرفی کنیم تا با خرید نرم افزار حسابداری کسب و کار خود را به سوی موفقیت هدایت کنید.پس تا آخر این مقاله نرم افزار حسابداری چیست و چه ویژگی های دارد همراه بها سیستم نماینده رسمی شرکت همکاران سیستم باشید.

مدیران مالی هر سازمانی موظفند در فواصل زمانی مختلف گزارش‌های  مالی و مدیریتی را به شکل دقیق برای ذی‌نفعان مختلف ارسال کنند. از آنجا که محاسبات ذهنی انسان با خطا و اشتباه همراه است، بنابراین معمولا ابزارهای مختلفی به کمک مدیران می‌آیند که مهم‌ترین آنها نرم‌افزارهای حسابداری و مالی است.

بحث بر سر کاربرد نرم‌افزار حسابداری سال‌ها است که به ادبیات بخش مالی سازمان‌ها ورود پیدا کرده است. اما پیچیده‌تر شدن محیط کسب‌وکار باعث شده تا هر روز نیازهای جدیدی پیش‌روی مدیران مالی قرار گیرد. نیازهایی که پاسخ به آنها معمولا بدون استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری عملا غیرممکن است.

حسابداری چیست؟

تعاریف متعددی برای مفهوم حسابداری وجود دارد؛ در میان این تعاریف، آنچه که ملموس است ضرورت وجود حرفه حسابداری در هر کسب‌وکاری است. چراکه از زمان قدیم تا به امروز در تمامی داد و ستدهای اقتصادی و اجتماعی، حسابداری نقش پررنگی داشته است. در حقیقت حسابداری یکی از عوامل موثر در بقای هر کسب‌وکاری است .

یک حسابدار با ارائه گزارشات مالی و تحلیل و بررسی شرایط اقتصادی در هر کسب‌وکاری، اطلاعات لازم را در اختیار تمامی مدیران و ذینفعان اقتصادی قرار می‌دهد. در واقع این حسابدار است که با یک زبان مشترک که همان حسابداری است، رابط تمامی بخش‌ها، مشاغل، فعالیت‌ها و افراد است. در ادامه مقاله کوتاه حسابداری، شاخه‎‌های آن و آینده حسابداری را مطالعه خواهید کرد.

نرم افزار حسابداری چیست و چه کاربردی دارد؟

کسب‌وکارهای مختلف از گذشته تاکنون برای محاسبات مالی خود از ابزارهای متنوعی استفاده کرده‌اند. تصویب قوانین مالی و مالیاتی مختلف در کنار گسترده‌ شدن سطح عملیات کسب‌وکارها؛ باعث شد تا آنها از ابزارهای دقیق‌تر از جمله انواع نرم‌افزارهای حسابداری استفاده کنند.

نرم‌افزار مالی یا حسابداری یک راهکار سیستمی است که براساس مفاهیم مختلف حسابداری طراحی شده و به عنوان یک دستیار مالی در اختیار حسابداران و مدیران مالی قرار می‌گیرد. یک نرم‌افزار حسابداری از یک طرف داده‌های خام اطلاعاتی را دریافت می‌کند تا روی آنها پردازش‌های مورد نیاز را انجام ‌دهد و از طرف دیگر خروجی‌های مورد نیاز سازمان و مدیران را در قالب گزارش‌های مالی مختلف ارائه می‌‌دهد.

یک نرم‌افزار مالی بر حسب مفاهیم مختلف حسابداری به ماژول‌های مختلفی از جمله حقوق و دستمزد، حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختی و سایر ماژول‌های دیگر تقسیم‌بندی می‌شود که هر کدام وظیفه‌ی خود را انجام می‌دهند. با استفاده از این ابزارها دیگر نیازی به ثبت حساب‌ها به روش سنتی و دستی نیست که همین مسئله یکی از اصلی‌ترین کاربردهای نرم‌افزار حسابداری است.

نرم‌افزار حسابداری (انگلیسی: Accounting software) به گونه‌ای از نرم‌افزارهای کاربردی اطلاق می‌گردد، که داده‌های حسابداری مربوط به کلیه معاملات را در قالب ماژول‌های تابعی (همچون حساب دریافتنی و …) ذخیره‌سازی و پردازش می‌نماید. نرم‌افزارهای حسابداری نرم‌افزارهایی هستند، که بر پایه مفاهیم حسابداری طراحی می‌شوند و جهت تسهیل امور، به حسابداران و مدیران مالی و مدیران عامل یاری می‌رسانند.

نرم‌افزار حسابداری یک نوع نرم‌افزار کاربردی را توصیف می‌کند که پردازش‌های حسابداری را درون ماژول‌های کاربردی مانند حساب‌های قابل پرداخت، حساب‌های دریافتنی، سند حسابداری، اسناد عمومی، حقوق و دستمزد و تراز حساب، ثبت و پردازش می‌کند. این سیستم به عنوان یک سیستم اطلاعات حسابداری عمل می‌کند. این ممکن است در داخل سازمان توسط سازمان استفاده شود، یا ممکن است از سوی شخص ثالث خریداری شود یا ممکن است ترکیبی از یک بسته نرم‌افزاری شخص ثالث با تغییرات محلی باشد.

دسته‌بندی‌های متنوع سیستم‌ها و نرم افزارهای حسابداری

نرم افزار جامع حسابداری از ماژول­ها و سیستم­های مختلف تشکیل شده است. هرکدام با توجه به نوع کسب‌وکار و نیاز آن تنظیم شده و انواع نرم افزار حسابداری را می­سازد. اما بر اساس مدل ارائه هم دسته­ ها و انواعی دارد که در ذیل اشاره می­کنیم:

انواع نرم افزار حسابداری بر اساس نوع کسب‌وکار

• عمومی  مناسب مشاغل کوچک دارای امکانات اولیه حسابداری
• فروشگاهی برای استفاده در فروشگاه­های زنجیره­ای و هایپرمارکت
• تولید برای حسابداری واحد تولیدی و کارخانه
• شرکتی مناسب شرکت بازرگانی، تولیدی و خدماتی
• شرکتی خاص که سفارشی سازی شده و برای رفع نیاز همان شرکت طراحی شده
• صنفی برای اصناف مختلف
• سازمانی و دولتی همچون نرم افزار بیمه یا برای تهیه نامه مالیاتی وزارت‌خانه
• مشاغل خاص مثل پیمانکاری، شرکت پخش و خدماتی

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری مالی چیست؟

حذف خطاهای انسانی

یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار حسابداری؛  کاهش خطاهای کاربر در ثبت و ضبط گزارش‌های  مالی است. از آنجا که حتی جابجایی اعداد و ارقام نیز می‌تواند برای یک سازمان گران تمام شود؛ از این رو استفاده از انواع نرم‌افزارهای مالی بهترین جایگزین برای محاسبات پراشتباه دستی است.

افزایش سرعت روند انجام کارها

راهکارهای نرم‌افزاری نقش زیادی در سرعت بخشیدن به انجام کارها و حذف زمان‌های تلف شده دارند که نرم‌افزارهای حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیستند.

با این کار دیگر نیازی به صرف ساعت‌ها وقت برای ثبت و ضبط گزارش‌های  مالی نیست و محاسبات به شکل سیستمی و خودکار توسط نرم‌افزار انجام می‌شود. بنابراین می‌توان زمان اضافه را صرف انجام امور مهم‌تری کرد.

تسهیل نظارت و کنترل داخلی

در گذشته که اطلاعات به شکل دستی و کاغذی ثبت می‌شد، معمولا حجم بالایی از اسناد کاغذی وجود داشت که یافتن اسناد مورد نیاز از بین آنها کار زمان بری بود. ضمن آنکه در برخی اوقات شناسایی  داده‌های مهم در لابه‌لای پوشه‌های مختلف ممکن نبود.

اما یکی از مهم‌ترین مزایای نرم‌افزار حسابداری طبقه‌بندی اطلاعات و دسترسی سیستماتیک به آن در هر لحظه است. این قابلیت امکان نظارت و پایش عملکرد مالی را توسط مدیران مالی فراهم کرده است.

چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

ارتقاء امنیت داده‌ها

ثبت سنتی اسناد با ریسک بالایی دارد.. چون  هر آن این امکان وجود دارد که یک حادثه طبیعی نظیر آتش‌سوزی یا یک سهل‌انگاری کوچک موجب از بین رفتن اسناد باارزش شود.

بهترین نرم افزار حسابداری در ایران کدام است؟

با توجه به توضیحات ارائه شده در این مقاله توانستیم یک سری اطلاعات مفید را درباره مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری در اختیارتان قرار دهیم. اکنون ممکن است این سوال مطرح شود که بهترین نرم افزار حسابداری در ایران کدام است؟ جهت پاسخ به این سوال می بایست لیستی از معتبرترین نرم افزارهای حسابداری تهیه کنید و امکانات هر یک را مورد بررسی قرار دهید.

نرم افزار حسابداری سپیدار

نرم افزار حسابداری سپیدار با توجه به نوع فعالیت شرکت‌ها، بسته های سفارش گیری و پخش، بازرگانی، تولیدی، خدماتی و پیمانکاری را ارائه می‌دهد که هر کدام شامل سیستم‌ها و زیرسیستم‌های مختلف است. نرم افزار سپیدار شامل سیستم‌های مختلفی از جمله حسابداری، دارایی ثابت، مشتریان و فروش، پخش و سفارش‌گیری، دریافت و پرداخت، انبار، حقوق و دستمزد، پیمانکاری، تولید، تردد و سفارشات خارجی است.

نرم افزار حسابداری دشت

نرم افزار حسابداری دشت همکاران سیستم نرم افزاری برای حسابداری و مدیریت فروشگاه‌‌های مختلف است. این نرم افزار امکانات پیشرفته‌ای را با کاربری ساده برای افزایش سرعت عملیات، کاهش خطاهای انسانی و محاسبه دقیق سود و زیان فروشگاه در اختیار مشتری قرار می‌دهد. دشت روی کامپیوترهای ویندوز قابل‌اجرا است و با توجه به امکانات موردنیاز فروشگاه در سطوح پایه، استاندارد و پیشرفته در نسخه‌های عمومی و نصخه های دیگر مثل سوپر مارکت ، آرایشی بهداشتی و نسخه های دیگر ارائه می‌شود.

امکانات و قابلیت های یک نرم افزار جامع حسابداری

سرعت زیاد

امروزه یکی از اصلی­ترین ویژگی یک نرم افزار جامع حسابداری، سرعت بالای آن است. سرعت ثبت، بارگذاری و ذخیره اسناد، بازدهی و عملکرد بهتری به بخش حسابداری و کارمندان می­دهد.

سادگی رابط کاربری

رابط کاربری باید به صورتی باشد که کاربر را با کم­ترین چالش و پیچیدگی به صفحه مورد نظرش برساند. کارایی حسابدار و کارمندان با این ویژگی افزایش می­یابد. یک نرم افزار جامع، نسخه آزمایشی و دمو دارد که کیفیت کار با آن را مشخص می­کند.

امنیت اطلاعات

اطلاعات حسابداری از آسیب­های فیزیکی در امان هستند. یک نسخه پشتیبان از تمامی داده­ها در سرور یا فضای ابری ذخیره شود. نرم افزار جامع حسابداری لازم است از استاندارد امنیتی بانکداری اینترنتی برخوردار است: لایه سوکت امنیتی SSL رمزنگاری شده باشد. سرور firewall محافظت شده و مرتباً بازرسی و کنترل شود. امکان محدودکردن دسترسی اشخاص غیرمسئول به نرم افزار و اسناد ویژگی دیگر یک نرم افزار جامع حسابداری است.

امکان اتصال به بانک

با داشتن نرم افزار جامع حسابداری دیگر لازم نیست تراکنش­های بانکی را دستی وارد کنید. با استفاده از اپلیکیشن ابری، تراکنش­ها اتوماتیک در سیستم ثبت می­شوند. به این شکل که کارت اعتباری و بانک به همراه اظهارنامه­ها به نرم افزار حسابداری وارد می­شوند. تنها لازم است تراکنش­های بانکی و حسابداری تطبیق داده شود.

تنوع گزارش‌گیری

برای انتخاب نرم افزار حسابداری حتماً این نکته را در نظر داشته باشید که نرم افزار بتواند گزارش‌های متنوع موردنیاز شما را در اختیارتان قرار دهد. ویژگی‌ای که در نرم افزارهای خارجی وجود آن بسیار عادی است اما متأسفانه در نرم افزارهای حسابداری ایرانی چندان جدی گرفته نشده است.

باید گزارش‌های رایج موردنیاز کسب‌وکار خود را بشناسید و هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، قابلیت آن نوع گزارش‌گیری را مدنظر داشته باشید.

سازگار با نرم افزارهای CRM

سازگاری نرم افزار حسابداری شرکت شما با نرم افزار CRM شرکت شما اتفاق بسیار مبارکی است. البته تعدادی از نرم افزارهای حسابداری ایرانی موجود خود، زیرمجموعه یک نرم افزار CRM هستند. بااین‌حال در صورت یکی نبودن این دو، باید در نظر داشته باشید که باید سازگاری حداقلی با یکدیگر داشته باشند.

خدمات پشتیبانی

در زمان راه‌اندازی و آموزش یک نرم افزار حسابداری، آموزش نحوه کار بار آن ضروری است. این پشتیبانی معمولاً در قالب دفترچه راهنما، ویدئوی آموزشی و یا صفحاتی از وب‌سایت، محیط تعامل مشتریان و وبینار است. موارد تحت پوشش پشتیبانی و هزینه­های آن، در هر نرم افزار متفاوت است. اما داشتن یک پشتیبانی قوی، نیاز به هرگونه مراجعه به پشتیبان را به حداقل می­رساند.

قیمت متناسب

متناسب با بزرگی و کوچکی کسب‌وکار مشتری، تسهیلات پرداخت حق اشتراک دارد. مثلاً نسخه‌ای رایگان برای کسب‌وکارهای کوچک داشته باشد. در مقابل، تمرکز کسب‌وکارهای بزرگ به جای هزینه، باید به امکاناتی که نیاز دارند، باشد. فراموش نکنیم که قیمت بالا، لزوماً، نشان دهنده دریافت امکانات و خدمات بیشتر نیست.

همگام با قوانین مالیاتی

امکانات نرم افزار باید متناسب با الگوهای حسابداری و قوانین مالیاتی کشور تنظیم شده باشد.

امکان به‌روزرسانی و ارتقاء

ویژگی مثبت یک نرم افزار جامع حسابداری، امکان ارتقاء آن است. ممکن است قوانین تغییر کنند و یا اشکالات و نیازی در نرم افزار به وجود آید. قابلیت به‌روزرسانی نرم افزار کار را آسان کرده و هزینه­ها را کاهش می­دهد.

نرم افزار حسابداری چیست و چه ویژگی های دارد

انعطاف و مقیاس‌پذیری

لازم است بتواند با تغییر حجم تجارت و با توجه به نیاز شرکت­ها در ثبت معاملات منعطف باشد.

کلام آخر